Medarbetarna har många frågor som de behöver få svar på från deras närmsta chef, svaren kan dröja då chefen kan ha ett fullspäckat schema men frågorna som ställs kan vara väldigt enkla frågor.
Några exempel: Hur gör jag vid utläggshantering? vart skickar jag in min semesteransökan? Vad gäller vid friskvård? Vilka är våra inköpsrutiner? Vad gäller vid sjukfrånvaro? När har vi medarbetarträffar? När betalas traktamente ut?
Alla dessa frågor skapar onödigt brus mellan medarbetaren och chefen, svaren kan enkelt spaltas upp och beskrivas i en medarbetarguide (även kallad personalhandbok). Detaljerat beskrivs varje del i företaget om vad som gäller för medarbetarna och hur de kan gå tillväga.
På detta sätt minimerar man antalet frågor som ställs till chefen. Man hänvisar medarbetaren till att först läsa vad som står i medarbetarguiden och skulle någon fråga dyka upp därefter eller skapa några otydligheter, först då vänder man sig till närmsta chef.
”Med vår medarbetarguide slipper jag besvara samma frågor om samma saker, flera gånger om dagen. Utöver det, så fungerar verktyget som en utmärkt utbildningsdokument för nyanställda eller praktikanter.” – Axel Ekberg, Tribau Sverige AB
Med medarbetarguiden som grund skapade vi därefter chefsguiden som finns till som stöd till cheferna. Denna har cheferna att falla tillbaka till vid varje rubrik som finns under medarbetarguiden men med svaret till frågan: vad gör jag i min roll som chef? Detta för att man även ska minimera bruset upp i ledningen vid mindre bolag på veckomöten.
”Chefsguiden är ett bra verktyg för chefen att ha nära tillhands, ifall en fråga dyker upp som man inte har svar på. Likt medarbetarguiden, är chefsguiden anpassad för de personerna inom organisationen som besitter primärt personalansvar, vilket kommer bli ett viktigt verktyg för vår del när vi kommer växa i framtiden. Inom chefguiden finner vi värderingar, frågor/svar och andra tillvägagångssätt med HR-relaterade delar som berör personalen, då det inte alltid är självklart att en person med ansvar vet hur situationen ska hanteras på ett regelrätt sätt.” – Axel Ekberg, Tribau Sverige AB